Grupni pristup

Uvod

Grupni pristup podrazumeva da više preduzeća iste ili slične delatnosti zajednički – po istom programu i termin-planu - realizuju primenu sistema upravljanja. Pristup je razvijen za mala i srednja preduzeća zbog njihovih specifičnosti:

• mali broj zaposlenih,
• univerzalni izvršioci – svi rade sve, malo ima specijalista,
• aktivnosti koje nisu direktno vezane za delatnost preduzeća podugovaraju se (pravni, kadrovski i     računovodstveni poslovi, održavanje),
• ograničena finansijska sredstva,
• ograničene mogućnosti da se odvoje ljudi i vreme za rad na razvoju i primeni sistema menadžmenta.

Metod grupnog rada razvijen je sa ciljem da se za ograničeno vreme i uz ograničene finansijske resurse postignu isti rezultati kao kada konsultant radi pojedinačno sa svakim preduzećem. To podrazumeva:

• planiranje svih aktivnosti i mera koje se zahtevaju za adekvatnu primenu sistema menadžmenta,
• grupni rad i zajedničke konsultacije u vezi sa svim temama koje ne zavise od vrste proizvoda i usluga (na primer: poslovno planiranje), čime se smanjuju troškovi
• sprovođenje svih aktivnosti u planiranom roku,
• međusobnu saradnju preduzeća, uključenih u grupni rad.

Razmaci između susreta i rokovi za izvršenje pojedinih zadataka raspoređuju se na period od 15 do 20 dana.

Ovakav pristup omogućava da se program realizuje za sedam do devet meseci, u zavisnosti od delatnosti, kadrovske strukture i postojeće uređenosti preduzeća.

Aktivnosti grupnog pristupa

Aktivnosti na realizaciji primene standarda kombinacija su:

• obuke,
• konsultacija na licu mesta i provere urađenog,
• internih provera.

Obuka je podržana odgovarajućim materijalima, koje učesnici koriste u daljem radu. Obuka se sprovodi interaktivno i svaki susret rezultira odgovarajućim rešenjima i dokumentacijom koja obuhvata određenu oblast poslovanja. Na kraju svake obuke, učesnici sprovode procenu na bazi definisanog upitnika.

Sistem menadžmnta projektuje se tako da bude prilagođen potrebama preduzeća. Dokumentacija je svedena na potrebnu meru i ne zahteva se posebno administriranje. Dokumentaciju rade zaposleni u preduzeću uz smernice konsultanta, što ubrzava primenu. Sistem je projektovan tako da se jednostavno i bez izmena mogu uključivati druge specifične oblasti, kao što su sistem menadžmenta zaštitom životne sredine, sistem bezbednosti hrane i drugo.

Tokom konsultatskih poseta vreme se koristi za analizu procesa rada i utvrđivanje mera poboljšanja, koja se rangiraju u tri nivoa:

• Postizanje usaglašenosti sa zahtevima standarda i zakonskim zahtevima,
• Ostvarenje efektivnosti - postizanje planiranih rezultata,
• Poboljšanje efikasnosti - ostvarenje rezultata uz optimalno trošenje resursa.

Kroz projekat, tim preduzeća obučava se da samostalno proverava usaglašenost i efektivnost sistema menadžmenta, kako bi mogao da kasnije kontinuirano unapređuje metode rada

Završnu proveru prema standardu ISO 19011 obavlja konsultant.

Postupak primene:

Preduslovi:

• da bi rad bio efikasan, grupu treba da čini tri do pet preduzeća,
• preduzeća treba da budu iz iste ili srodne delatnosti da bi se mogao utvrditi veći broj zajednički elemenata,
• preduzeća treba da budu prostorno blizu jedna drugima.

Prednosti grupnog pristupa

• racionalnost i efikasnost u radu,
• i pored gruonog rada svako preduzeće dobija uslugu kao da se radi samo za njega,
• korist za svako pojedinačno preduzeće i poštovanje njegovih specifičnosti,
• značajno smanjenje troškova finansijskog opterećenja preduzeća u odnosu na situaciju kada preduzeće samostalno angažuje konsultanta.

Principi rada:

• precizno definisan rok za završetak projekta i za sve grupe aktivnosti koje njegova realizacija uključuje
• konkretizovana zaduženja svih učesnika u projektu,
• detaljno planiranje svih aktivnosti,
• jednostavna dokumentacija,
• pri svakom susretu dodeljivanje zadataka i dogovor o aktivnostima za naredni susret,
• dostavljanje materijala za sastanak svim učesnicima najmanje pet dana ranije,
• poštovanje dogovorenih rokova,
• posete i sastanci se održavaju na dve do tri nedelje.